SIRH > Anticiper le projet, bilan de la 1ère session d’accompagnement

La première session d’accompagnement au pré-déploiement d’un SIRH s’est achevée à la fin de l’été. Suivie par 6 établissements pendant 5 mois, elle aura permis à chacun des acteurs de se préparer aux changements organisationnels induits par un projet de cette ampleur.

Les établissements représentés ont pu, grâce aux différentes formations/actions proposées, quantifier les ressources nécessaires à la bonne marche du projet et évaluer la charge de travail.
Le bilan de cette démarche est positif : l’évaluation en fin de parcours met en lumière la force des échanges entre les établissements ainsi que des outils et de la méthodologie proposés. Il est à noter que cette démarche est également l’occasion de créer une relation individualisée avec l’Amue afin de mieux répondre aux besoins de l’établissement en fonction de son contexte et de l’organisation de la fonction RH.
Pour en savoir plus sur la démarche et s’inscrire à la seconde session ouverte à tous nos adhérents, vous êtes invités à participer à la web conférence du 5 décembre 2014 "Anticiper la mise en place d'un SIRH"

En attendant, les participants vous en parlent.

La parole aux participants

Anne-Valérie WOILLARD, directrice du pôle Développement durable-qualité-pilotage, université de Bourgogne :

La méthodologie et les outils proposés pendant cette démarche peuvent-ils être appliqués  une fois de retour dans votre établissement ?
« Les éléments capitalisés pendant les formations nous ont permis de présenter en juillet une étude d’opportunité sur le changement de SIRH à la direction de l’établissement.
Au-delà du cadrage des moyens humains et financiers, cette démarche nous a permis de prendre la mesure des aspects de conduite du changement que nous aurons à mener pour que le projet se déroule bien.
Nous avions choisi de monter un groupe de travail constitué d’utilisateurs pour « mettre à plat » les fonctionnalités attendues par le nouvel SI. Les stagiaires ayant suivi les formations dispensées par l’Amue ont démultiplié leurs acquis à ce groupe. Ce fonctionnement a été fédérateur pour nous, il a permis à chacun une vraie prise de conscience sur les problématiques communes, et de fait, sur l’opportunité d’un nouveau SIRH au sein de l’Université de Bourgogne. Aujourd’hui, il est acté que notre établissement doit changer de SIRH, et l’ensemble des acteurs est convaincu par cette migration. Nous travaillons maintenant sur le choix de la solution qui nous conviendra le mieux à travers une étude de faisabilité.
La démarche de pré-déploiement est adaptée à la fonction RH, elle va même au-delà : les formations « chef de projet » sont ouvertes aux profils issus de tout domaine, la finance par exemple. La rencontre a été très enrichissante et la méthodologie est transposable à d’autres chantiers dans les établissements. »

Isabelle PÉRIN, chef de projet SIRH, Université Reims Champagne-Ardenne :

Avez-vous réussi à quantifier votre projet SIRH ?
« Oui. Même si nous n’avons pas encore terminé ces travaux, nous connaissons aujourd’hui l’état de notre établissement et nous savons jusqu’où il faudrait aller, à tous les niveaux : charge humaine, financière, réorganisation du service RH…
Notre DSI a aussi pu prendre la mesure du projet. Nous avions prévu une refonte de l’architecture technique d’ici trois ans et une réorganisation du service, il faudra l’anticiper avec l’achat de Siham. »

Quel bénéfices avez-vous tiré des échanges avec les autres établissements de la vague ?
« La comparaison entre établissements est très intéressante. Elle permet de se situer, de savoir où on en est, même si chaque établissement est différent.
Nous avons eu plusieurs phases de réflexion à l’URCA, finalement on a l’impression d’avoir avancé vite. C’est rassurant aussi de se comparer. On comprend qu’on est parti dans la bonne direction. Nous avons opté pour la gestion centralisée, d’autres sont encore en décentralisée avec une scission entre l’administratif et la gestion de la paye.
Notre étude de projet est en phase finale, pourtant nous avons gardé des relations avec certains établissements. Lors de la formation sur les fondamentaux, nous avons choisi tous ensemble de continuer à échanger et à partager certaines procédures. »

Conseilleriez-vous à un établissement de suivre cette démarche et pourquoi ?
« Oui, sans hésiter. Cette démarche permet de mettre à plat la situation de l’établissement. Pour moi qui n’étais pas chef de projet avant, c’est aussi une vraie aide, un cadre méthodologique important que je peux appliquer de retour dans mon établissement. »