Sinchro + Un atout incontournable pour les audits européens

19 établissements déployés parmi les 39 qui ont choisi Sinchro pour produire leurs feuilles de temps ont répondu à notre enquête sur la production des rapports et des restitutions y compris dans les cas d’audits. On vous dit tout…

Utiliser Sinchro au-delà des feuilles de temps

Plus qu’un outil dédié à la saisie des feuilles de temps des chercheurs, Sinchro a été conçu pour répondre aux exigences des financeurs institutionnels et plus particulièrement européens, en termes de justification du temps des personnels impliqués sur chacun des projets financés.
80% des établissements répondants, qui utilisent Sinchro dans l’intégralité de ses fonctionnalités, jugent qu’il facilite la production des « Periodic Financial Report » en ayant préalablement saisi les données financières permettant de valoriser le temps des chercheurs.
Les établissements interrogés indiquent que Sinchro permet un gain de temps conséquent et assure la fiabilisation des données.

2 établissements utilisateurs audités

Un autre enjeu est celui de la production de ces rapports dans un contexte d’audit. Deux établissements ont été audités ou sont en cours d’audit depuis leur mise en exploitation de Sinchro :  
+ L’école centrale de Lyon a mis à disposition pour son audit H2020 (ERC, Consolidator grant) le document récapitulatif en heures signé par l’agent et le responsable scientifique. On y retrouve les totaux par projet et par structure de projet (workpackages). Les auditeurs ont été satisfaits de savoir que le circuit de validation des temps saisis était consultable et traçable directement dans l’application et que toutes les feuilles de temps validées pouvaient être extraites à la demande.

Les feuilles de temps ont été acceptées dans la mesure où apparaissent les informations suivantes :
+ Nom et numéro de l’action subventionnée
+ Nom complet de l’entité (tel qu’il apparait sur le Grant Agreement)
+ Nom complet de l’employé ainsi que sa signature datée
+ Le nombre d’heures travaillées
+ Le nom complet et la signature de la personne validant les temps
+ La référence de la tâche ou du workpackage

Dans le même temps, l’école Centrale de Lyon a fait l’objet d’un second audit, Interreg V – France Suisse, instruit par la Région Franche-Comté. Encore une fois, les documents fournis par Sinchro étaient conformes aux attentes des auditeurs.

+ L’université de Lille 1 Sciences et Technologies a fait l’objet d’un double audit en 2017, d’une part de la Commission Européenne et d’autre part de la Cour des comptes européenne pour un projet ERC. Les feuilles de temps papier ont été soumises au contrôle avec en appui une démonstration de l’outil Sinchro, notamment pour constater le circuit de validation et quelques copies d’écran.

Parallèlement, dans le cadre de projets FEDER, les Régions ont accepté les feuilles de temps issues de Sinchro pour les universités Lille 1 Sciences et Technologies et Rouen Normandie.

Les rapports d’audit définitifs seront communiqués aux établissements d’ici la fin du premier trimestre 2018 mais ces premiers retours confirment l’intérêt d’utiliser Sinchro pour aborder les audits avec sérénité.

D’autres usages des restitutions de Sinchro

+ Un outil d’aide au pilotage : l’Ecole Nationale des Ponts et Chaussées l’utilise pour produire des indicateurs liés à la Comptabilité analytique pour l’ensemble des activités de l’Ecole.

+ Un gain de temps réel et avéré : l’Ecole centrale de Nantes témoigne : « Pas de ressaisie pour générer des rapports (gain de temps, moins d’erreurs potentielles) et fiabilisation des processus (relances automatiques, etc).

Alors, vous êtes convaincus ? Ecrivez-nous à drem(at)amue.fr