Sinaps + Toutes vos questions ont une réponse #3 Le déploiement

Vous avez été plus de 80 à faire le déplacement le 19 mars dernier pour en savoir plus sur la solution Sinaps dédiée au management des données de référence et à l’orchestration des échanges dans le SI et vers les SI tiers et les partenaires.Près de 60 questions ont été posées ce jour-là. Nous vous proposons d’y répondre thématiquement au fil des prochaines semaines. Cette troisième édition est consacrée au dispositif de déploiement de Sinaps : Que propose l’Amue pour accompagner la conduite du changement organisationnel en prévision de l’implantation de Sinaps ? Quelle est la valeur ajoutée du poste d’intendant de données ?... Nos réponses ici.

Dans le cadre d’un SDSI, peut-on implémenter une ou plusieurs solutions AMUE et d'autres solutions non Amue et ensuite implémenter Sinaps ou faut-il commencer par Sinaps ?

Dans la mesure où le schéma directeur SI définit une convergence vers l’offre Amue, il est recommandé de déployer Sinaps avec une 1ère brique métier de l’Amue. Idéalement, le SI RH (Siham), ce qui permettrait de peupler le référentiel des personnes-ressources. Néanmoins, il est possible de commencer avec Apogée. L’avantage, avec Sinaps, sera de faciliter la définition du paramétrage des structures internes et externes et de charger Apogée à partir de Sinaps. Sinaps établit aussi des normes concernant les nomenclatures permettant d’aligner plus rapidement les sémantiques métiers à l’échelle globale du SI et de faciliter l’interopérabilité applicative et la consolidation d’un entrepôt de données pour un SI décisionnel.

Des routines de récupération des données pour initialiser Sinaps dans notre SI sont-elles fournies ?

Un outillage (scripts à exécuter) indépendant de Sinaps pour un 1er diagnostic qualité peut être utilisé, selon les briques Amue, pour faire une évaluation de la situation.
Avec Sinaps, tout l’outillage nécessaire est fourni pour extraire les données (nomenclatures, structures, personnes) des applications Amue et les charger dans Sinaps. Ces outils sont documentés ainsi que les procédures de mise en œuvre. L’outillage est également présenté par l’équipe déploiement de Sinaps au fur et à mesure des étapes. L’équipe projet de l’établissement (fonctionnels comme techniques) est guidée par l’Amue, pas à pas.

Que propose l’Amue pour aider les établissements à conduire le changement organisationnel ?

L’Amue met à disposition un kit permettant de guider l’établissement pour s’organiser en mode projet et piloter son déploiement. Ce kit méthodologique insiste sur le cadrage et la définition d’une trajectoire, la mise en place d’une gouvernance projet qui, pour réussir, doit être appréhendé comme un projet transverse d’établissement soutenu par la gouvernance de l'établissement.
L’Amue fournit également des éléments méthodologiques et de sensibilisation au management des processus et à la gouvernance des données.
Des prestations spécifiques ou de l’expertise supplémentaire peuvent être demandées à l’Amue pour aider à gérer les impacts organisationnels.

Si le dédoublonnage est déjà réalisé par un outillage de l’établissement, est-t-il possible de reprendre les dédoublonnages existants lors du chargement de Sinaps ? Qu’il s’agisse de dédoublonnage intra source ou inter source ?

Lors de la phase de mise en qualité des données à reprendre et de l’initialisation du référentiel des personnes, si, un outil a permis de garantir l’unicité des données, les interrogations déjà traitées ne seront pas remontées à l’initialisation de Sinaps ; il faudra néanmoins suivre une procédure particulière lors de cette initialisation pour forcer l’état des personnes.
Le moteur de dédoublonnage se déclenche quelle que soit la source d’acquisition, aussi bien pour les données d’une source (dédoublonnage intra source) que pour les données communes entre plusieurs sources (dédoublonnage inter source). Sinaps peut intégrer en masse une liste de liens inter source déjà définis entre plusieurs comptes.
En revanche, une fois l’initialisation validée et le mode de fonctionnement de Sinaps basculé en « marche courante », le dédoublonnage « à la volée » ne peut être fait que par Sinaps.

Quelle est la valeur ajoutée de l’intendant ? Pourquoi ne pas avoir un « propriétaire » de chaque élément de donnée source et envoyer directement les messages de problèmes qualité sans passer par un intermédiaire ?

Les problèmes qualité remontent dans un journal de supervision qui peut être automatiquement envoyé (avec des filtres) à des gestionnaires RH par exemple quand les problèmes concernent des données de personnels internes. Lorsque le gestionnaire RH corrige dans l’application source, automatiquement les données corrigées sont envoyées à Sinaps qui lève la signalisation du problème.

Si tous les gestionnaires se sentent investis de la responsabilité de maintenir la qualité des données de référence par essence partagées, et traitent les remontées des problèmes qualité avec diligence, la fonction transverse d’intendant, vis-à-vis d’un rôle qui serait réduit au contrôle de la donnée et à la supervision de la résolution rapide des problèmes qualité, ne semble pas nécessaire. En revanche, dans le cas où les problèmes qualité ne seraient pas traités ou avec des délais incompatibles avec l’objectif d’une diffusion d’une donnée fraîche qualitative, quel acteur pourrait se charger de relancer jusqu’à escalader la hiérarchie des responsabilités définie dans le processus de gouvernance ? En rattachant la fonction d’intendance de la donnée à une cellule d’aide au pilotage, la fonction DGS exprimerait clairement l’importance pour l’établissement de maintenir la qualité de la donnée.

A l'Université Paul Valéry de Montpellier, l'intendant des données porte la responsabilité du contrôle opérationnel de la qualité, mais il est en collaboration étroite avec les propriétaires (DRH, Recherche, Relations Int) qui restent propriétaires de leurs données et de la qualité.

La fonction d’intendant peut être vue de manière plus large. De par sa vision transversale des problèmes de qualité et de l’utilisation des données dans les différents domaines métiers, l’intendant devient un acteur privilégié du processus d’amélioration continue. Il est en capacité de faire des analyses, de catégoriser les problèmes et leurs causes, de remonter des indicateurs de pilotage de la qualité et de proposer des actions préventives par exemple. Il symbolise aussi le fait que la qualité de la donnée n’est pas la responsabilité de la DSI, mais une cause commune de l’établissement et particulièrement des métiers. Dans la perspective d’échanges avec des partenaires, l’intendant pourrait être un acteur clé. Par exemple, si l’intendant a aussi la responsabilité de gérer les structures, cette gestion pourrait s’étendre aux structures de recherche en correspondance avec le RNSR. Dans l’éventualité d’un SI Labo comprenant un socle référentiel partagé, l’intendance centrale du SI Labo aurait besoin d’un correspondant dans les établissements utilisateurs pour prendre en charge des demandes d’information pour dédoublonner des personnels chercheurs ayant changés d’établissement.

La fonction d’intendant dans l’ESR est nouvelle : il faudra du temps et des retours d’expérience pour mieux définir les rôles et responsabilités d’une fonction d’intendance des données vis-à-vis des différentes modalités d’organisation de la gouvernance des données.

Quoiqu’il en soit, le plus important est de démarrer : l’organisation évolue avec la maturité des pratiques. En revanche, le propriétaire du processus de la gouvernance des données doit, selon nous, être la DGS avec l’appui des VP.

Quelle est la charge de contrôle quotidien des erreurs qualité identifiées par Sinaps sur les flux de mise à jour des données consolidées ?

Le temps journalier consacré par l’université de Toulon au contrôle du journal de supervision est de l’ordre de 15 minutes.

Pour une université de grande taille, quel serait le temps à passer quotidiennement pour contrôler les erreurs qualité ?

Le temps passé à superviser quotidiennement les erreurs n'est pas proportionnel au volume  d'avertissements ou d'erreurs qualité. L'objet de ce travail est de dispatcher les demandes de redressement vers les gestionnaires. Le journal de supervision peut être trié automatiquement pour regrouper les demandes vers les gestionnaires selon l’application concernée.

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