Sinaps, ou réconcilier processus et données, dans un projet d’établissement

Le 10 mars dernier s’est tenue à l’Amue une conférence axée autour de la solution Sinaps dont les nombreux REX et tables rondes ont pu réaffirmer l’importance capitale de la donnée et de sa mise en qualité dans les enjeux de pilotage et de gouvernance auxquels doivent répondre les établissements. Des échanges qui ont démontré la nécessité d’associer l’ensemble des acteurs pour créer une véritable culture de la donnée dont chacun pourra, à terme, tirer des bénéfices. Pour ces projets d’établissement de pilotage par la donnée, Sinaps est une première étape. Retours sur les moments forts de la journée.

Un mot d’ordre pour cette journée : le partage d’expériences. Les nombreux échanges ont permis de mettre face à face les avis, ressentis et précieux conseils d’acteurs majeurs de la gestion des données dans les établissements de l’ESR : DGS, VP numérique, DSI, enseignant chercheur ou bien encore chef de projet Sinaps. Des profils différents ayant néanmoins un postulat commun : une meilleure connaissance des données est indispensable pour un établissement voulant mettre en place de nouvelles stratégies.

Mieux se connaître pour mieux se singulariser ? Comment mettre en place la connaissance de la donnée ?

De ces premiers échanges, on retiendra plusieurs enseignements. Tout d’abord engager une réflexion sur les données permet d’objectiver les décisions, de formaliser un objectif et limiter la subjectivité.

«  Avez-vous confiance dans vos données ? »

Un autre enseignement : mettre en qualité ses données et construire des référentiels communs, c’est mieux connaitre son établissement. Le pilotage d’un service, d’une direction, d’un établissement se base sur des éléments factuels. De tels éléments sont, d’une part constitués des données de base qui sont produites et manipulées au quotidien, d’autre part de grilles d’analyse aux différents niveaux de pilotage, aussi bien verticalement que transversalement. Un des contextes auxquels se heurtent aujourd’hui les établissements est le fonctionnement en silos de leurs organisations. La première table ronde a permis de montrer la nécessité actuelle de « décloisonner » et de rentrer dans une logique de meilleure connaissance de l’établissement par le prisme de la donnée.

Comment mettre en place la connaissance de la donnée ?

Pour un établissement comme l’université Jean Moulin Lyon 3, par exemple, la connaissance par la donnée a été pensée au sein d’un projet d’établissement afin que chaque acteur ait accès à l’information dont il a besoin. Il en est de même pour l’INP Toulouse, à l’échelle d’un regroupement d’écoles. Cette mise à disposition de l’information a permis la mise en qualité de la donnée. Le projet visait également à accompagner les acteurs de cette démarche en les acculturant à l’utilisation de la donnée. Un projet long qui s’adapte, qui s’étoffe, qui accompagne les évolutions métiers.

Pour l’université de Toulon, c’est à l’occasion du démarrage du projet Sinaps que la connaissance par la donnée s’est engagée. Un projet qui a fait évoluer naturellement l’organisation interne de l’établissement. Des nouveaux métiers se sont imposés, liés au suivi et à la qualité de la donnée. Un challenge pour l’établissement : faire travailler ensemble tous les acteurs sur la durée. L’établissement a également rappelé la nécessité d’avoir le soutien de la Direction générale des services et que les métiers soient convaincus de l’intérêt du projet.

Un outil qui contribue au pilotage de l’établissement : Sinaps

Implanté au sein d’une communauté de 17 établissements, Sinaps permet à la fois de fiabiliser la qualité des données et de faire circuler l’information au travers de l’ensemble du SI de l’établissement.

Ainsi, cette solution facilite le travail quotidien des agents en fluidifiant certains processus et permet de passer à une logique de système intégré puisque Sinaps est agnostique : il s’intègre avec n’importe quelle solution logicielle, qu’elle soit Amue ou non Amue.
Les directions informatiques sont alors capables de faire évoluer plus rapidement le SI de l’établissement au gré des besoins.
Enfin, si la donnée est fiable et qu’elle circule au sein de l’ensemble du SI, Sinaps contribue à un pilotage transversal et fiable de l’établissement.

Comment Sinaps améliore la qualité des données et des processus ?

C’est autour de cette question que s’est organisée la deuxième table ronde de la journée avec des REX d’établissements en production complète sur l’outil. A partir de cas d’usage très concrets, comme constituer un jury pour une soutenance de thèse, ouvrir une nouvelle structure, gérer une candidature issue d’une autre académie, les établissements ont joué au jeu du « Avant/Après Sinaps » pour démontrer l’importance, l’intérêt et surtout le gain que la solution apporte au contrôle de la qualité.

En conclusion de ces échanges, on retiendra deux concepts : oui, Sinaps peut être perçu comme contraignant au début du projet, oui il faut du temps pour que la gouvernance puisse en tirer des bénéfices, mais, de l’avis de tous les intervenants, Sinaps représente une valeur ajoutée indéniable à long terme. A retenir également, l’importance et la nécessité de faire adhérer tous les acteurs au projet, par la communication, les démonstrations, les formations et l’appropriation de l’outil.

Déployer en 2021 + Le dispositif de l’Amue et les conseils de l’ULCO

Déployer une solution comme Sinaps relève d’un véritable projet d’établissement. Il faut construire une équipe dédiée et réaliser la mise en qualité de ses données. C’est fin 2019 que l’Université du Littoral Côte d’Opale a mis en production la solution. C’est un établissement qui dispose déjà de solutions Amue, telles que Siham et Apogée, une des priorités sur leur trajectoire Sinaps étant d’ailleurs de connecter ces deux solutions. Aujourd’hui, après un déploiement réussi, l’établissement est autonome sur la solution et suit son planning avec toujours un accompagnement de l’Amue.

Pour implanter Sinaps, il faut penser « processus » et « mise en qualité des données ». Définir le choix structurant des référentiels c’est « le nerf de la guerre ». Le but est simple : il s’agit d’harmoniser les structures pour avoir une vision globale et partagée de l’établissement.

« Il faut y penser dès le départ. A l’ULCO on s’est vite rendu compte de l’importance de mettre en place la gouvernance. On a décidé de centraliser les référentiels des structures et des personnes extérieures à la cellule d’appui au pilotage. Sur la qualité, on s’est vite aperçu qu’on travaillait en silos, la scolarité avait sa structure, les RH la leur…Il a fallu mettre en commun, trouver des compromis. Quand on installe Sinaps, il faut y aller étape par étape et ne pas voir seulement la cible. Nos conseils : lister les processus et réfléchir sur l’organisation à mettre en place. Faire participer les métiers dès le début et bien sûr avoir un total support de la direction de l’établissement »

L’accompagnement au changement : l’atout réussite

L’ULCO le répète, « Il faut absolument communiquer autour de Sinaps dans son établissement, encore et toujours. C’est une nécessité ! ». Sinaps se construit au fur et à mesure, il faut être patient, expliquer les gains et non la fonction de l’outil. « A l’ULCO, nous avons dû faire face à la méfiance des métiers. Nous n’avons pas assez bien mis en avant l’intérêt de l’outil. Les métiers ressentent d’abord les contraintes de la mise en qualité des données sans en percevoir les gains. Il faut être patient ».

Les nouveautés dans l’accompagnement Amue en 2021

+ La mise à disposition d’un outil de profilage de la donnée pour, dès le démarrage du projet de déploiement, auditer la qualité des données des personnels et pouvoir ainsi lisser la charge de mise en qualité auprès des services RH.
+ La mise en place de 4 formations (au lieu d’1), positionnées au bon moment dans l’avancement du projet.

Vous êtes intéressés pour déployer en 2021 ?

Contactez-nous rapidement pour échanger sur votre projet et étudier la trajectoire de votre établissement : mire(at)amue.fr

La campagne 2021 se déroulera selon les jalons suivants :
1.    Tout établissement doit se positionner officiellement d'ici le 31 mai 2020 + mire(at)amue.fr
2.    Ce positionnement déclenchera un envoi de la convention de déploiement Sinaps par l'Amue
3.    La convention devra être signée au plus tard le 30 septembre 2020
4.    Le séminaire de lancement aura lieu en octobre 2020

A venir

Toutes les vidéos de la journée du 10 mars seront disponibles très prochainement sur amue.fr