Siham en établissement + Du projet à l’exploitation

L'université Panthéon Sorbonne (Paris 1) a effectué avec succès sa première bascule Siham en mars dernier. Constitution de l'équipe projet, infographie sur les chiffres clefs, fiabilisation, personnalisation, interfaces, revivez la genèse du projet jusqu'à son déploiement en interne. Retours détaillés avec Matilde Lavabre, chef de projet Siham (par interim) et membre du centre de compétences.

La bascule sur Siham en mars dernier s’est bien déroulée et cela grâce à une équipe projet dimensionnée correctement. Comment vous avez constitué votre équipe projet ?

L’équipe projet a été constituée autour de la chef de projet à la fin de l’année 2014. Pour mener à bien ce projet SIRH, Paris 1 a mis en place un système pérenne autour de trois structures réunissant toutes les compétences, afin de garantir le bon déroulement du projet . Tout d’abord une équipe projet resserrée autour d’un chef de projet fonctionnel (RH) et un chef de projet adjoint technique (Direction du Système d’Information et des Usages Numériques), également responsable du déploiement technique. Notre service d’aide au pilotage RH vient compléter cette équipe projet resserrée. Ce service est en effet venu en appui de la chef de projet sur toute la fiabilisation, la personnalisation et la reprise.
Deuxième structure mise en place : le « COPROJ » ou comité de projet qui se réunit toutes les semaines depuis 2015 pour coordonner l’ensemble. Ce comité réunit la chef de projet, le chef de projet adjoint, la DRH, les chefs de services RH et leurs adjoints. Son rôle est primoridal : le dialogue entre services  est en effet indispensable pour garantir l'avancée d'un tel projet.
Enfin, la dernière structure montée est le COPIL, le comité de pilotage, qui a un rôle plus politique. Autour de la chef de projet et du chef de projet adjoint, la DRH, le directeur général des services, les vice-présidents concernés ainsi que le directeur de la DSIUN et son adjoint se sont réunis tous les mois pour arbitrer les choix structurants (budget, planning, priorités…)

Quel a été le ou les chantiers qui vous ont demandé le plus de ressources et d’efforts ?

Trois chantiers ont demandé beaucoup d’investissement, en temps comme en ressources.
Premièrement la fiabilisation, qui a beaucoup sollicité nos collègues gestionnaires RH avec un fort suivi sur l'avancement de la part de l'équipe projet. Paris 1 a en effet fait le choix dès le départ de procéder à une fiabilisation qualitative de grande ampleur : en s’appuyant sur un guide de fiabilisation des données, les gestionnaires RH ont repris chacun des dossiers, en comparant le contenu d’Harpège avec le dossier papier. Cela a un représenté un travail extrêmement important, qui a commencé en mars 2015 et qui s’est poursuivi jusqu’à l’été. Pour mener à bien ce chantier, qui a mobilisé l’intégralité des gestionnaires, soit 26 ETP, la DRH a été fermée au public deux demi-journées par semaine. Un référent a été nommé dans chaque service pour suivre l’état d’avancement et épauler les gestionnaires, pendant que le service d’aide au pilotage contrôlait la qualité des données via des requêtes.
En octobre 2015, après cette fiabilisation qualitative, nous nous sommes concentrés sur les erreurs bloquantes et ce jusqu’à la veille de la bascule, en février 2016, en travaillant à partir des résultats des 4 tirs de reprise, qui se sont échelonnés de novembre 2015 à février 2016. Mais ce travail de fiabilisation des données reste un travail au long cours, qui fait partie intégrante du quotidien des services de gestion.

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Ensuite, un chantier qui, même s’il a mobilisé moins de ressources, a représenté une masse de travail importante est la personnalisation. Paris 1 avait déjà engagé un travail important sur la cartographie des emplois. La complétude des grilles de collectes, que ce soit sur les structures, emplois, postes...,  a été gérée par le service d’aide au pilotage (soit 4 personnes) avec le chef de projet adjoint. La personnalisation, menée en relation étroite avec les services de gestion, a nécessité beaucoup d'échanges entre tous les maillons de la chaîne AMUE / prestataire / fonctionnel / technique. Actuellement, nous travaillons encore sur la personnalisation car les actes livrés en souche, et notamment des contrats, ont dû tous être repris.

Enfin, côté interfaces, nous avons travaillé durant 3 mois avant la mise en production. En effet, avant le 2ème tir de reprise, nous n'avions pas les données complètes nécessaires.  Après la mise en production, la charge d'exploitation a été assez lourde durant quelques mois pour ajuster les détails et cas particuliers. Avec l'arrivée de Sinaps, il avait été décidé de ne pas modifier le code métier des connecteurs qui seraient de toute façon remis en question. L'essentiel a été fait à partir de requêtes SQL imitant le format de sortie de la requête Harpège. Le chef de projet adjoint, en charge des requêtes SQL, a sollicité assez régulièrement les responsables de l'exploitation des connecteurs des différentes applications pour l'évaluation des besoins, l'intégration et les tests.

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Comment vous organisez-vous aujourd’hui pour assurer les actions de démarrage du module préliquidation dès sa certification ?

Nous avons choisi Siham comme nouveau SIRH pour avoir un logiciel qui assure la gestion administrative et financière. Notre intérêt est donc de passer rapidement en préliquidation. L’Amue prévoit la certification du module de préliquidation par l’université de Toulouse 3, établissement pilote, pour le printemps 2017. Nous aimerions nous inscrire dans les pas de Toulouse 3 et basculer avant l’été 2017. Pour cela, l’Amue nous a alerté sur la nécessité de nous mettre en ordre de marche dès la rentrée 2016. Un calendrier de principe a donc été validé : nous lancerons au dernier trimestre 2016 une première campagne de mise en qualité de nos données Siham par rapport à nos données Winpaie, notre logiciel de paie actuel. D’ici là, nous nous concentrons sur le traitement des rejets issus de la bascule, de façon à  pouvoir entamer dans les meilleures conditions cette mise en qualité. Nous n’hésiterons pas à échanger avec nos collègues toulousains, car nous pensons que le fait de partager nos expériences est très important dans le cadre de projet d’une telle envergure, et la collaboration entre établissements apparait essentielle. N’oublions pas que Siham s’inscrit dans une logique de mutualisation des ressources et des compétences des universités.