Sifac + 2018 ou la nouvelle vague

Cette année, Sifac fête ses 10 ans, et ce n’était pas arrivé depuis longtemps mais une nouvelle vague d’établissements est prête pour déployer l’outil et basculer au 1er janvier 2020.L’ISAE SUPAERO avait fait le choix de Sifac dès 2017. Pourquoi ? Fabien CLEMENT, secrétaire général adjoint et chef de projet Sifac pour le site, partage un premier retour d’expérience sur le déploiement en cours.

Amue : Votre établissement a décidé fin 2017 de basculer sur Sifac et le déploiement a démarré en 2018. Quelles ont été les premières grandes étapes pour vos équipes et où en êtes-vous actuellement ?

Fabien CLEMENT : « Les premières grandes étapes pour notre équipe projet ont consisté principalement à évaluer les impacts organisationnels des processus cibles Sifac et de commencer à formaliser les nouvelles procédures. Il a fallu réfléchir à l'intégration de Sifac dans notre environnement technique et anticiper les sujets d'interface avec les outils périphériques.
Il a également été nécessaire de réfléchir à des outils à destination des utilisateurs (des modes opératoires Sifac, guides...), et de participer à l’élaboration du plan de formation des utilisateurs.

Le premier chantier structurant a ensuite été de préparer les fichiers de personnalisation qui ont permis de valider ces réflexions autour de l'organisation, des procédures, et des futures reprises de données.

Nous sommes aujourd'hui au début du chantier de mise en qualité et de reprise des données (fournisseurs, marchés, conventions). Une première partie des formations a été réalisée (budget, conventions, marchés) qui nous a amenés à nous réinterroger sur l'organisation et les processus.

La base de pré-production a été installée et recettée en août. Nous sommes aujourd'hui complètement en phase avec le calendrier initial pour une mise en production au 1er janvier 2019. »

Amue : Comment se déroule la conduite du changement auprès vos équipes et quels ont été vos points d'attention ?
Fabien CLEMENT : « La conduite du changement a été anticipée en intégrant les agents dans le choix de l'outil et le mode de déploiement. C'est une décision collective qui a été prise par l'ensemble des agents de l'ISAE SUPAERO impliqués dans les processus comptables et financiers (environ 25 personnes), ce qui est pour nous un prérequis fondamental pour la réussite du projet. Nous avons aussi insisté sur l'importance de la formation de l'ensemble des agents concernés, ce qui avait été noté comme un point faible de la précédente migration. Nous avons eu la chance de pouvoir bénéficier de formations sur site, puisque nous étions le seul site à déployer l’outil cette année
La qualité de l'accompagnement est fondamentale pour permettre de faire les bons choix en termes d'organisation, de déploiement, de reprise des données. L'importante documentation qui est fournie par l’Agence permet d'avoir les informations nécessaires et notamment la feuille de route de déploiement, extrêmement structurante pour l'organisation du projet.

La disponibilité de l'équipe projet Amue est aussi un des points positifs du projet : il est assez facile de fixer une réunion téléphonique ou une visioconférence pour débloquer une problématique ou avoir un éclaircissement sur une notion. »

Amue : Qu'attendez-vous de l'outil et de la communauté Sifac ?
Fabien CLEMENT : « Nos attentes sont multiples. L'objectif principal est de se doter d'un outil avec une couverture fonctionnelle maximale, et répondant aux exigences de la réglementation GBCP. Le choix de Sifac, qui est un outil relativement mature, visait aussi son ouverture vers des outils extérieurs avec des possibilités d'intégration. La démarche de dématérialisation globale des processus dans laquelle s'est engagée l'ISAE SUPAERO a aussi compté pour le choix de Sifac qui permettra de mettre en œuvre nos projets.

La volonté de l'ISAE SUPAERO, établissement sous tutelle du ministère des Armées, de rester en contact proche avec l'environnement ESR, et notamment les établissements de la région toulousaine qui utilisent déjà Sifac, a également été un élément important dans notre réflexion.

Enfin s'agissant de la communauté Sifac, le Club Utilisateurs 2018 auquel nous avons participé nous a permis de nous rendre compte de son importance et des possibilités d'échanges, de partage d'expérience avec les autres établissements. »

A suivre

Un séminaire de présentation a eu lieu le 10 juillet dernier en présence des établissements susceptibles de rejoindre la communauté Sifac.
Si l’aventure vous tente, il est encore temps de vous y associer !