Patrimoine + L’ENS Lyon livre son expérience SI PAT

L’accord-cadre SI PAT lancé par l’Amue en 2015, offre un choix de logiciels permettant aux établissements de construire un référentiel fiable de leur parc immobilier et d’optimiser son utilisation. L’ENS Lyon, 1er établissement à avoir passé un marché subséquent de l’accord-cadre, en groupement avec la Comue Université de Lyon, revient pour le Fil sur les différentes étapes de leur démarche, les raisons qui ont guidé leur choix ainsi que sur les bénéfices que leur établissement en retire aujourd’hui. Focus.

Entretien avec Meryem Touati, responsable de la gestion des données patrimoniales et Richard Mikolajczyk, directeur du patrimoine à l’ENS Lyon.

Quels enjeux pour l’établissement ?
" L’ENS de Lyon ne disposait pas de SI Patrimoine en 2015. Afin de fiabiliser les données en lien avec le patrimoine, il était important de mettre en place une solution capable de répondre aux demandes de l’établissement mais aussi aux sollicitations ministérielles. L’établissement souhaite disposer de données en lien avec les surfaces, les occupants des locaux mais aussi de disposer d’une base de données capable de stocker des données de différents services en lien avec le patrimoine de l’établissement : données financières, RH, liées à la sécurité des bâtiments… Un projet parallèle, le projet PAD (projet d’aide à la décision) intégrera également une partie des données du SIP.
Mais la priorité de notre établissement était de mettre en place un outil permettant d’assurer l’arrivée du Contrat de Partenariat (CP) en disposant de données qui assurent une réponse fiable aux enjeux patrimoniaux de ce nouveau mode de fonctionnement. En effet, le SIP sera à terme le logiciel depuis lequel toutes les données patrimoniales seront diffusées dans les autres organes du SI de notre établissement. La liste de nos locaux émanera ainsi uniquement du SIP aussi bien pour les interfaces ENS que pour l’interface GMAO* du prestataire extérieur CP.
Par ailleurs, les données agglomérées à l’échelle de la Comue Université de Lyon (UdL) sont également à prendre en considération, l’enjeu étant de développer une plateforme au niveau de l’UdL capable de recenser les données pour chacun des établissements membres. Enfin, afin de répondre aux enquêtes ministérielles et au SPSI*, le MESRI et la Direction de l’immobilier de l’Etat (DIE) ont mis en place deux outils – le référentiel technique (RT) et l’AOD ESR - qui permettront de disposer des données patrimoniales de l’établissement. De ce fait, la solution choisie devait être en mesure de distribuer ses informations dans les différents outils fournis par l’Etat."

Comment vous êtes-vous organisés pour le déploiement (en interne / avec le prestataire) ?
"L’ENS de Lyon a décidé en 2015 de créer un service Gestion des Données Patrimoniales au sein de la Direction du Patrimoine (DirPat). Le projet a été porté par la Direction des Systèmes d’Information (DSI) conjointement avec la DirPat. Il intervient après la mise en place de l’accord-cadre national lancé par l’AMUE. Les dispositions de l’AC permettent aux établissements une mise en concurrence de cinq prestataires spécialisés dans la gestion du patrimoine public et privé. Le règlement de la consultation ainsi que les éléments techniques et fonctionnels à l’échelle nationale sont remis aux ESR qui, sur ces bases, ont la possibilité de rédiger un cadre de réponse technique propre aux besoins de leur établissement. De nombreuses interrogations ont déjà trouvées réponse dans le cadre de réponse technique (CRT) de l’accord-cadre, ce qui permet d’aborder les spécificités SI et fonctionnelles de manière plus approfondie. Le Service des Marchés de l’ENSL est ensuite entré en contact avec l’Amue afin de s’assurer des dispositions juridiques du marché subséquent.
La construction du MS s’est effectuée en plusieurs étapes. Dans un premier temps il était indispensable de recueillir les besoins des différents services de l’établissement. En parallèle, les outils RT et AOD ESR se développaient à l’échelle nationale. Il était donc important de disposer d’informations à ce propos qui nous permettraient, à partir de l’outil choisi, de répondre aux demandes ministérielles. La mise en commun des informations à différentes échelles est également une priorité au niveau du territoire. C’est ainsi que la COMUE de Lyon (UdL) a été associée au projet et au cahier des charges fonctionnel.
La mise en concurrence s’est donc déroulée en partenariat avec l’UdL, dans le cadre d’un groupement de commande. Trois des titulaires de l’accord-cadre sur les cinq retenus par l’Amue ont répondu à notre marché. Les trois propositions étaient intéressantes mais la solution Allfa de Nemetschek a été jugée comme celle répondant le mieux à nos besoins. En parallèle à la mise en place du MS, un travail de normalisation des données graphiques (charte des plans) et alphanumériques (organisation des données excel) est effectué par le service Gestion des Données Patrimoniales selon les préconisations fournies dans les mémoires techniques des candidats. Cette étape nous permettra de gagner du temps pour l’intégration des plans et des données lors de la livraison de l’outil.
L’ENS de Lyon et la COMUE retiendront la solution ALLFA. Dès lors, la DSI de l’ENSL prendra en charge l’ensemble des spécificités techniques de l’établissement et les phases de paramétrage du logiciel seront effectuées conjointement entre la DirPat, la DSI et le prestataire. Il faut souligner l’importance d’associer ces deux directions au projet, car leurs compétences sont complémentaires.
Le paramétrage et l’intégration des données et plans a duré presque une année : c’est un élément du projet à bien prendre en compte.
En parallèle du projet, le co-contractant du Contrat de partenariat (CP) a souhaité s’équiper d’un outil de GMAO* distinct de celui de notre établissement. Afin d’assurer un service identique entre maintenance interne et externe, il est décidé de connecter les applications ENS (maintenance interne) et CP (maintenance externe). Pour cela, le SIP sera le logiciel qui distribuera la nomenclature géographique des sites et la liste des locaux dans ces applications avec la mise en place de connecteurs."

Quel niveau de satisfaction à ce stade (accompagnement, formations etc…) ?
"Allfa est une solution qui répond à nos besoins. Afin d’être fonctionnelle au plus vite, elle nécessite une longue phase de paramétrage en amont qui est prise en charge par l’établissement. L’équipe projet du prestataire est présente afin de nous accompagner dans les différentes phases et de nous proposer des solutions propres à nos besoins. Les délais fournis au prestataire ont été respectés. Cependant, nous aurions souhaité un accompagnement plus soutenu lors du passage de l’environnement test à l’environnement de production. Certaines fonctionnalités comme l’intégration des plans ou la mise en place des formules de calcul de surface dans la solution ne fonctionnaient donc plus en production. Les problèmes ont été résolus au fil de l’eau en parallèle du travail d’incrémentation des données par le prestataire et la DSI de l’ENSL.
Aujourd’hui, la solution est stabilisée dans notre établissement malgré une des fonctionnalités qui ne fonctionne toujours pas sans pour autant nous empêcher d’utiliser le logiciel. Nous pouvons travailler sur la solution et intégrer nos données en masse à partir du client lourd et les différents utilisateurs de l’application peuvent se connecter sur l’interface web pour les consulter. L’outil a été paramétré selon les besoins établis au départ du projet. Nous souhaitons à terme faire des propositions au prestataire afin de disposer d’une interface plus ergonomique notamment pour les utilisateurs occasionnels de l’outil."

Quelles sont les prochaines phases pour vous ?
"Nous continuons le recensement de nos locaux et des occupants de notre patrimoine. En parallèle, le calendrier SPSI nous invite à nous rapprocher des outils RT et AOD que nous souhaitons alimenter en masse à l’aide d’extractions provenant du SIP.
Nous souhaitons établir au sein de l’ENSL une seconde session de formation pour élargir l’ouverture de l’outil à nos collègues des différents services. Dans cette optique, un petit guide d’utilisation est en cours d’élaboration et sera diffusé dans l’établissement à l’attention de tous.
La mise en place d’un connecteur SIP _ SI ENS est en cours et permettra de diffuser les informations du SI Patrimoine dans le reste des applications de l’ENS de Lyon.
Pour la suite du MS dans une phase ultérieure, la Direction du patrimoine réfléchira aux modalités d’élargissement à d’autres fonctionnalités qui lui seraient nécessaires, notamment la gestion de la maintenance."

Quelles recommandations formuleriez-vous à vos collègues qui vont se lancer dans le projet ?
"Les phases cruciales du projet restent selon nous la mise en place du cadre de réponse technique qui permet de bien mettre en place l’environnement technique et fonctionnel dans lesquels l’outil sera intégré.
Le recensement des besoins de l’établissement élargi aux différents services (selon le projet envisagé) et la phase de paramétrage de l’outil sont également indispensables à la mise en place d’une solution qui répondra aux demandes de l’établissement.
La collaboration rapprochée des deux directions du patrimoine et des SI est indispensable tout au long du projet.
Le travail de normalisation des données est à anticiper car selon le patrimoine de l’établissement, cette étape peut être chronophage si elle est effectuée en interne.
Le paramétrage et l’intégration des données et plans a duré presque une année : c’est un élément du projet à bien prendre en compte.
Enfin, nous encourageons nos collègues à profiter des ressources externes comme l’Amue ou l’expérience d’autres établissements d’ESR sur le projet. Les retours d’expérience sont toujours intéressants et nous permettent de rester vigilants sur les points d’attention signalés par les témoignages."

*GMAO : Gestion de la maintenance assistée par ordinateur
*SPSI : Schéma pluriannuel de stratégie immobilière