Le projet PC SCOL et Pégase + Un site dédié pour tout savoir

Voilà 2 ans que l’association Cocktail et l’Amue ont officialisé la construction du nouveau SI Scolarité en signant la convention de coopération horizontale relative à la construction, au déploiement et à la maintenance corrective et évolutive de la solution Pégase, issue du projet PC Scol. Un projet réalisé en co-construction avec plusieurs établissements. Zoom sur une réalisation pas comme les autres avec Michel Allemand, directeur du projet, qui revient pour nous sur les moments incontournables qui ont jalonné ces deux dernières années et nous donne les perspectives pour celles à venir.

Bonjour Michel Allemand, vous êtes le directeur du projet PC Scol. Le projet est lancé depuis un peu plus de deux ans. L’ouverture d’un site dédié permets aujourd’hui à la communauté d’avoir une vision globale du projet tant sur les bénéfices de la future solution Pégase que sur son périmètre ou sa méthode de construction singulière. A l’occasion de l’ouverture du site, pourriez-vous revenir rapidement sur la genèse de ce projet ?

Le projet PC Scol, Projet Commun à l’Amue, l’Association Cocktail et aux établissements d’enseignement supérieur et de recherche, est issu d’une concertation entre les grands acteurs du numérique de l’ESR, l’AMUE et l’Association Cocktail, mais aussi les associations professionnelles comme l’A-DGS, le CSIESR et l’A-DSI.

L’objectif était de proposer à toutes les universités et toutes les écoles une solution logicielle commune créée pour les établissements par les établissements et en accord avec les cadres de cohérences nationaux. Cette idée, basée sur les principes de co-construction et d’agilité s’est concrétisée par la signature en février 2017 d’une convention de coopération horizontale spécifique à la construction d’une solution pour la gestion de la formation, de la scolarité et de la vie de l’étudiant.

Les premiers recrutements sur le projet PC Scol ont eu lieu en avril 2017. L’année 2017 a été consacrée aux recrutements des équipes de co-construction dans les établissements (Strasbourg, Nantes et Grenoble) puis à la réalisation d’un POC (Proof of concept) jusqu’en mars 2018.

Les équipes de PC-Scol construisent maintenant depuis 2018 la future solution Pégase.

PC SCOL est un projet d’envergure, novateur et pionner dans son mode de construction. Alors justement, comment la co-construction s’organise-t-elle pour ce projet si spécifique ?

Comme je l’expliquais, l’équipe PC Scol est constituée de 4 équipes de développement, une à Toulouse issue de l’association Cocktail, une à Strasbourg issue de l’université de Strasbourg, une à Nantes pour l’université de Nantes et une à Grenoble pour l’université Grenoble Alpes et l’INP Grenoble. A cela, s’ajoute la co-construction entre l’Amue et Cocktail, porteurs du projet. Il y a également une équipe de qualification basée principalement à Montpellier, qui réalise tous les tests fonctionnels automatisés.

Nous avons fait le choix de la méthode agile pour être au plus proche des besoins et de leurs évolutions. Cela veut dire se confronter régulièrement aux usagers, que ce soit en amont des développements mais surtout en aval pour leur montrer ce qui a été fait et éventuellement corriger le tir.

Pour construire Pégase, deux méthodes agiles sont utilisées. Les équipes utilisent la méthode SCRUM, qui correspond à un cycle de développement de 3 semaines. Les développements sont testés et mis en production suivie par des démonstrations au niveau des métiers organisées toutes les 3 semaines. Au niveau global, pour coordonner le projet, c’est la méthode SAFE, méthode d’agilité à l’échelle, qui est utilisée. Concrètement cela se traduit par la mise en place d’un certain nombre de rituels comme le story mapping. Tous les 3 ou 4 mois, les consultant fonctionnels et métiers se rassemblent pour définir des scénarios horizontaux à prioriser dans les futurs développements. Ces scénarios horizontaux sont importants car l’application doit aller de bout en bout : de la construction de l’offre de formation jusqu’à la diplomation. Ensuite, ces scénarios sont priorisés avec différents niveaux de profondeur. Tout cela sert de source au deuxième rituel, qui a lieu tous les 3 mois : le PI Planning, c’est-à-dire la planification de ce qui va être développé dans les 3 mois qui suivent.

Les 4 équipes fonctionnent en parallèle et au bout de 3 mois on intègre les productions de chacune pour faire ce qu’on appelle les démos de release. Ces démos sont ouvertes à toute la communauté, qui nous fait ses retours, qui sont ensuite priorisés et arbitrés. C’est un mode de fonctionnement très différent de ce qui se faisait avant. Grace à cette méthode, les futurs usagers visualisent plus vite ce qui va être développé. C’est très concret. Tout cela se traduit par des échanges avec toute la communauté ESR, des DEVE aux DSI.  

Quel regard portez-vous sur vos débuts ?

Ce qui est motivant dans ce projet et ce qui en constitue tout le challenge, c’est que l’on est parti d’une feuille blanche sur tous les aspects tant techniques qu’organisationnels. C’est la première fois que l’on construit un système d’information sur le cœur de métier des établissements en s’organisant avec des méthodes agiles mises en œuvre par des équipes issues et localisées dans plusieurs établissements universitaires et un pilotage du programme intégrant les deux principaux acteurs des systèmes d’informations de l’ESR que sont l’Amue et l’Association Cocktail.

Ce que l’on retiendra de ces débuts, c’est qu’il faut aussi être agile dans l’organisation et le pilotage d’un tel projet. Pour exemples, nous avons débuté sur le principe de trois équipes de production et nous sommes maintenant organisés autour de quatre équipes de production plus une équipe de qualification transverse ; nous avons débuté avec l’utilisation de la méthode agile Scrum, nous utilisons maintenant en plus de cette méthode de l’agilité à l’échelle basée sur la méthode Safe pour coordonner nos équipes. Ces évolutions nous ont conduits à identifier de nouveaux rôles (Product Manager, RTE) et à en faire disparaitre certain (coordinateur fonctionnel).
Un tel projet nécessite de pouvoir s’adapter rapidement en terme de technologie et en terme d’organisation.

Un point essentiel concerne les conditions de travail qui doivent faciliter les échanges, la communication et la coordination entre tous les acteurs du projet et entre les membres du projet et les personnels des établissements.

Quelles seront les grandes étapes de 2020 ?

L’année 2017 avait été consacrée à l’identification des établissements co-constructeurs, l’année 2018 aux établissements pilote V1 et l’année 2019 aux établissements pilotes V2. La construction de la solution Pégase se déroule depuis avril 2018.

L’année 2020 sera une année très importante pour le projet puisque c’est l’année où nos premiers établissements, les « pilotes V1 », utiliseront la solution Pégase en production. Ces établissements au nombre de 6 saisiront l’offre de formations concernée par l’expérimentation à partir d’avril 2020, inscriront les étudiants concernés en juillet 2020 et commenceront à suivre les cursus de ces étudiants sur l’année universitaire 2020-2021.

En parallèle à cette expérimentation en production, nous commencerons en 2020 les travaux de déploiement des universités établissements « pilotes V2 », les travaux de déploiement de toutes les formations des établissements « pilotes V1 » et les travaux de déploiement de quelques autres établissements du même type.
Les équipes de développement continueront à développer les fonctionnalités nécessaires pour tous les établissements.

Une adresse à retenir + www.pc-scol.fr
Pour trouver une présentation complète du projet, son contexte et ses enjeux.
Pour savoir qui fait quoi avec un zoom particulier sur l’équipe mise en place et la gouvernance du projet.
Pour avoir une vision détaillée de la solution Pégase : ses bénéfices, ses fonctionnalités clefs, son périmètre, sa feuille de route, son déploiement etc…
Pour intégrer le projet avec la liste des offres d’emplois en consultation