FCA Manager, ou comment gérer la formation continue universitaire

FCA Manager est un outil dédié à la gestion de l’activité de formation continue et d’alternance destiné aux universités. Le produit a été développé par les équipes techniques des établissements fondateurs du projet qui participent au comité de pilotage. Celui-ci réunit les directeurs FCU et définit les orientations stratégiques du projet. FCA Manager est aujourd’hui déployé par l’Amue sur 11 établissements. Retours sur la naissance du projet et premier bilan après un an d’exploitation avec Alain Fayolle, directeur du service universitaire de formation continue à l'université Jean Monnet de Saint-Etienne, qui pilote le projet.

1/ Comment est né FCA Manager ? Quels besoins couvre-t-il ?

FCA Manager est né suite à l'absence d'outil métier dédié à la Formation continue universitaire (FCU) qui intègre sa spécificité à travers la double "appartenance" au droit du travail et au code de l'éducation. Ce constat a porté, dès le début des années 2000, plusieurs établissements dont l'université Louis Pasteur de Strasbourg, à construire la première ébauche d'un outil de gestion universitaire de la FCU.
En 2009, avec l’accession des établissements aux responsabilités et compétences élargies ainsi qu'avec l'arrivée de l’outil de gestion financière - Sifac - de l’Amue, plusieurs universités sont revenues sur la nécessité de disposer d'un outil adapté aux spécificités universitaires et qui permettrait de formaliser et transposer les pratiques.

Le comité de Pilotage s’est ainsi formé avec des établissements volontaires. Son premier travail a été de faire un benchmark allant des produits existants sur le marché jusqu’à ceux "faits maison". Les premiers développements FCA Manager ont débuté en 2010 à partir d’un cahier des charges inter établissements. Aujourd’hui, c’est un produit conçu comme « la » brique métier « Formation Continue et Alternance » du SI des établissements. Il gère les actions courtes ou longues, diplômantes ou non, la reprise d'études, l'alternance -dont l'apprentissage- et la validation des acquis. Il peut fonctionner de manière autonome, mais j'observe que cette possibilité initiale voulue n'est pas aujourd'hui celle recherchée par les premiers utilisateurs. Les connexions avec les briques « Scolarité », « finances », « RH » sont ainsi déjà toutes ou en parties opérationnelles.

FCA Manager permet bien entendu d'extraire les données requises pour les enquêtes nationales. La mise en place d'un univers de requêtes "personnalisable" est à l'étude.

2/ Pouvez-vous nous préciser votre rôle et celui de l’université de Saint Etienne dans ce projet ?

J'assure la responsabilité du pilotage de ce projet et je suis relayé, sur le volet technique notamment, par Michel Baudouin qui anime à Nantes l'équipe de développeurs. L'université de Saint Etienne, pourvu d'un outil maison devenu obsolète, présentait toutes les caractéristiques permettant de se lancer dans un premier test grandeur nature. Nous avons donc, dès l'année universitaire 2013/2014, utilisé FCA Manager pour la gestion du DAEU, de la reprise d'études, puis nous avons étendu progressivement le champ à l'ensemble de l'activité gérée par le service FC de l'université.
L'université Jean Monnet va tester dès le mois de novembre l'édition de factures de Vente via l’interfaçage avec Sifac avec imputation des recettes aux actions par ETP ou centres de profit. Mon établissement reste donc très actif. Cependant, nous nous appuyons aussi beaucoup sur la communauté d'utilisateurs réunissant les établissements de la vague 1 pour améliorer la modélisation et les pratiques.

3/ Aujourd’hui 11 établissements ont déployé l’outil. Quel premier bilan pouvez-vous en faire ?

Nous avons sollicité l'Amue pour qu’elle apporte une expertise nouvelle et spécifique au déploiement de cet outil. Une équipe mixte "FCA Manager / Amue" a été constituée et un programme de formation/action spécifique a été mis en place. Il a débuté en janvier 2014 auprès des 11 établissements de la première vague. Les dernières formations ont eu lieu fin juin 2014.
Actuellement, chacun des 11 établissements est en cours d'opérationnalisation avec des états d'avancement et des champs métier FC couverts qui diffèrent. Notre plateforme spécifique de gestion des demandes de modification/amélioration permet de gérer avec une réactivité appréciée la mise en route simultanée de FCA sur plusieurs établissements.

Nous préparons une seconde vague de déploiement, qui tiendra compte de l'expérience acquise et permettra une mise en situation dès la fin du printemps afin d'éviter la "rupture estivale".
Chaque établissement de la vague 2 bénéficiera d'un suivi individualisé et des formations animées par l'Amue, de l'accompagnement spécifique de l'équipe mixte "FCA /Amue" et des expériences de la communauté d'utilisateurs.