COPIL Sifac du 8 décembre + Ce qu’il faut retenir

Le comité de pilotage du projet Sifac et Sifac Démat s’est tenu le 8 décembre dernier en présence des représentants d’établissements et de l’équipe Amue pour débattre des priorités et avancées du produit. Zoom sur les informations essentielles à retenir.

Des nouveaux venus

L’Association des DAF est désormais représentée par Pascaline NICOLAS, Directrice Générale déléguée Finances-Achats de l’Université Grenoble Alpes chargée des affaires financières.
Samy SAHNOUNE, Directeur pour le développement des usages numériques innovants de l’IRD, représente les établissements de recherche et vient renforcer la présence des DSI au sein du Comité.

Avancement clôture GBCP

L’AACU félicite et remercie l’Amue pour tout l’investissement dans l’accompagnement des agences comptables et des ordonnateurs. Ces remerciements sont appuyés par les membres du Comité.
Néanmoins, à date, 18 établissements ne pourront pas éditer leur compte financier dans Sifac, dans la mesure où leurs plans de trésorerie n’ont pas été exploités et validés dans l’application.
Par ailleurs, au regard des réponses au sondage d’avancement, 14% des établissements de la vague 2 n’auraient pas terminé à ce jour leur bascule GBCP. Les raisons principales en sont la charge de travail, la qualification des personnels, l’organisation et la priorisation des différents chantiers en établissement.
L’Amue mettra en place un accompagnement dédié pour les tableaux réglementaires budgétaires et l'infocentre, comme pour la trésorerie : toujours selon les résultats du  sondage, un tiers des établissements n’envoient pas leurs fichiers à l’infocentre EPN.
Le dispositif d’assistance Amue est maintenu pendant la fermeture de l’Agence en fin d’année.

Dossiers en cours + Etat d’avancement

Précision et correctif sur la communication liée à la subdivision des comptes comptables et budgétaires : selon le Ministère, on ne peut pas subdiviser les comptes comptables, cette harmonisation permettant notamment aux tutelles d’obtenir une vision globale et synthétique au niveau national. Par ailleurs, côté Sifac, subdiviser les comptes comptables peut entraîner des anomalies dans le Plan de Trésorerie et l’exécution du budget. Par conséquent, la gestion du plan de comptes comptables est centralisée : l’AACU porte les modifications du plan de comptes comptable et fait remonter au Comité Utilisateurs Comptables. Côté ordonnateur, la subdivision des comptes budgétaires peut être intéressante pour des besoins de suivi fin. La subdivision des comptes budgétaires est autorisée dans la mesure où elle n’entraîne pas la subdivision des comptes généraux. La problématique est la même pour la nomenclature Nacres, mise à jour et impactant les comptes comptables. Ce sujet met en évidence la nécessité de créer un Comité Ordonnateur avec l’ADAF, ainsi que des Comités croisés Ordonnateurs et Comptables. L’Amue se rapproche de l’ADAF pour constituer ce Comité Utilisateurs Ordonnateur.

+ Chorus Pro Recettes : des difficultés de ressources retardent la livraison des composants Sinaps Bus nécessaires à la finalisation de cette évolution.

+ Service facturier recette (SREC) : l’AACU participe au groupe de travail, avec l’Amue, Cocktail et les Ministères des finances et de l’ESR. Tous les aspects métiers ont été déroulés, reste à traiter le point des contrats de recherche (d’un côté, comptabilité à l’avancement, de l’autre les impacts métiers dans les flux dépenses et recettes).  Les impacts organisationnels sont à appréhender dès à présent. Un groupe restreint travaille avec le Ministère sur les contrats de recherche. Objectif : fournir un guide de déploiement du SREC courant 2018. Le Ministère qui élaborera le cahier des charges ne se prononce pas encore sur l’échéance. Ce serait plus un projet pour 2019, après une phase pilote via des établissements identifiés par le Ministère des finances.

+ e-Procurement (optimisation de la fonction achat) : ce sujet est décorrelé de Sifac Web. Il s’agit de s’interfacer avec un dispositif externe. L’objectif est de proposer des prises génériques. Plusieurs scénarios de solutions sont actuellement à l’étude.

+ Migration OS/SGBD : une communication sera faite en amont pour coordonner les actions en établissement.

+ Gestion des déplacements : Le groupe de travail (GT Déplacements) est constitué des établissements suivants : Aix-Marseille Université, l'université de Strasbourg, l'RD, l'université de Lorraine et l'Université de Bordeaux (cette dernière sur Cocktail). L’Amue et le Cnrs vont travailler conjointement à la construction d’une solution flux achat + flux mission, comprenant donc l’intégration du flux achat voyagiste et la gestion des ordres de mission, pour 2021. D’ici là, il sera possible à partir d’avril 2018 de bénéficier de la solution UGAP à 3 niveaux (flux achat « light », flux achat « normal » et solution intégrée avec le flux missions), autour de laquelle l’Amue proposera un chantier d’intégration.

+ Geslab / Sifac Web : Sifac Web a toujours son sens dans les services centraux. Le COPIL indique que l’intégration dans Sifac Web du flux recette n’est pas une priorité, d’autant que le dossier en cours « Service facturier recettes » peut impacter les attentes.

+ Démat : Difficultés avec l’éditeur (MCO) et l’intégrateur (déploiement). Des progrès ces derniers mois mais il subsiste encore quelques problèmes sensibles.

+ Club U 2018 : pour les 10 ans de Sifac, le Club U se tiendra du 13 au 15 juin à l’université Grenoble Alpes.