Club utilisateurs Sifac > Une 2ème édition en région

Après le succès de la première édition du Club'U Sifac au CNAM en 2011, l'Amue a renouvelé l'expérience les 22 et 23 mai dernier, en organisant le rassemblement des utilisateurs Sifac à l’université Claude Bernard à Lyon. Les 14 thèmes abordés lors des ateliers et des plénières, ont permis aux participants de découvrir les nouvelles fonctionnalités livrées et prévues, de bénéficier des retours d’expériences d’établissements et d’échanger sur leurs pratiques.

Lancé le 30 janvier 2007, Sifac représente aujourd’hui 15000 utilisateurs, plus de 200 correspondants fonctionnels et plus de 200 correspondants techniques. Ce quatrième Club’U (deux se sont déroulés à l’Amue et deux en établissements) a réuni 63 établissements représentés par 190 personnes présentes. Des chiffres en hausse par rapport à la première édition (42 établissements, une centaine de personnes).

Un nouveau format

Pascal Berwick, correspondant fonctionnel Sifac à l’Université Claude Bernard Lyon 1 et qui a joué le rôle de support auprès de l’Amue pour cette édition, relève deux nouveautés : « c’est la première fois qu’il se déroule en dehors de Paris, sur proposition de Claude Ronceray, et sur deux jours, à la demande des établissements qui étaient frustrés par une seule journée. » Ayant mis en place une cellule fonctionnelle transversale Sifac dès 2008, il a par ailleurs intégré le changement de mentalité impliqué par ce logiciel.

M. Helleu, directeur général des services de l’UCBL1, a remercié l’Amue d’avoir choisi Lyon 1 et a souhaité la bienvenue dans les locaux de l’école d’ingénieurs Polytech. Il a souligné la fiabilité du travail des agents comptables et financiers : « c’est un appui dans la zone de turbulence actuelle ». Par ailleurs, il considère que « La dématérialisation est un enjeu majeur parce qu’elle permettra un gain sur la qualité et la sécurisation des factures. »

Les évolutions de Sifac

Hugues Ponchaut, directeur du département édition intégration de l’Amue, a situé la place de Sifac dans le plan stratégique de l’Amue : un projet en tant que tel et non un produit, qui nécessite des améliorations pour les fonctionnalités (Sifac Web, Geslab, Dialogue) et pour l’usage en établissement.

Thierry Duport Naem, chef de projet Sifac à l’Amue, a rappelé les chantiers depuis le dernier Club’U :

• le plan de comptes M93,
• le module immobilisations comprenant l’inventaire physique des immobilisations,
• le contrôle hiérarchisé de la dépense.

Il a également précisé les projets à venir prochainement : l’intégration de Sifac Web et Geslab en 2012 et la dématérialisation des factures en 2013.

Gérard Gervais a présenté les « enhancement packages », lot d’améliorations fonctionnelles qui évite des migrations généralisées lors d’une montée de version : l’étude portera entre septembre et décembre 2012 sur la décision des améliorations fonctionnelles, pour un déploiement en 2013.

Ayant constaté une faible utilisation de l’univers BO Sifac, l’équipe Sifac a également montré l’intérêt de cet outil représentatif du rôle de l’Amue, qui a mutualisé une application développée par l’université de Lille. Ce logiciel permet en effet d’extraire des données de Sifac à partir de requêtes.

Les innovations fonctionnelles et techniques

En 2012, Sifac Web et la dématérialisation des factures sont deux nouveautés très attendues.
Sifac Web est une interface simplifiée à destination des gestionnaires occasionnels. Ce nouvel outil a été conçu avec l’appui d’un groupe de travail de huit établissements actuellement en pleine recette, pour un déploiement d’ici fin 2012. Les témoignages de l’Université Paris 7 et Aix-Marseille, sites pilotes, s’accordent pour le définir comme très modulable, susceptible de s’adapter aux nombreuses transformations en cours au sein des universités, également vecteur d’homogénéisation au sein de l’établissement avec un mode de gestion unique, permettant une rationalisation d’autant plus nécessaire avec les fusions.

Après un appel d’offre remporté par l’éditeur Itesoft et l’intégrateur Stéria, la dématérialisation des factures sera disponible début 2013. Les fonctionnalités prévues concernent notamment la lecture automatique des factures, la vision globale des factures, de la numérisation au paiement et le lien avec Sifac sous forme de tableau de bord.

Une volonté d’étendre le périmètre de mutualisation

La communauté Sifac s’élargit avec des utilisateurs de plus en plus avertis. Le directeur de l’Agence, Claude Ronceray, a insisté sur le choix de l’Amue d’associer les établissements à toutes les étapes, de mieux prendre en compte les usagers et de développer l’accompagnement des établissements et des personnels, notamment en augmentant le nombre des formations à l’outil et aux métiers associés.