numéro 25 février 2023 #RetourSur… 4 ans de collection numérique la collection numérique ↓ 68
A
l’université de Tours , on simplifie le quotidien des agents et + encore Pourquoi s’arrêter aux frontières de son établissement lorsqu’on peut faire avancer la communauté ? auteur Adnan El Moussawi , chef de projet
SID
, Direction de l'Organisation , du Pilotage et de la Transition Ecologique (DOPTE) , université de Tours numérique Pour aller plus loin : Le projet « Démarches Simplifiées du Sup' » Ce projet porté par l’Amue consiste en la mise à disposition d’un service de Démarches Simplifiées pour ses adhérents à partir de la Solution Open Source construite par la Dinum pour les ministères .
Le service « Démarches Simplifiées du Sup' » est offert par l’Amue à ses adhérents .
Il est opéré par un partenaire de l’Amue , l’Adullact (Association des Développeurs et des Utilisateurs de Logiciels Libres pour les Administrations et les Collectivités Territoriales) .
Une cinquantaine d’établissements ont accès au service soit pour l’expérimenter , soit en production .
Cette communauté
ESR
échange régulièrement pour partager ses usages , ses bonnes pratiques , ses les différentes directions de notre établissement , à titre besoins .
Pour en savoir plus , la page dédiée au service présente le projet , des replays du webinaire de lancement du service et celui de la communauté .
Une adresse de contact : DemarchesSimplifiees@amue.fr
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CAS
D’USAGE La politique de l'université de Tours vise à mettre à disposi- tion de ses agents des outils simples , ergonomiques , intuitifs et centrés sur l'utilisateur (User-Friendly) pour faciliter leur travail et leurs activités quotidiennes .
La dématérialisation des démarches administratives et l'ins- truction des demandes font partie de cette politique .
En 2022 , l'établissement s'est investi dans l'outil « Démarches Simplifiées Du Sup » (voir encart ci-contre →) afin de passer d’une gestion papier avec des échanges de documents via plusieurs outils et une instruction des demandes par mail , à un système unique dématérialisant plusieurs démarches administratives (par la création numérique des démarches , le dépôt des demandes , le dépôt des pièces jointes , la ges- tion/instruction des demandes des agents , la communica- tion entre les instructeurs et les demandeurs via une mes- sagerie intégrée) .
C’est un outil collaboratif qui permet le renseignement d’une demande par usagers ou l’instruction par plusieurs instructeurs .
Une dizaine de démarches sont déjà créées et utilisées par d’exemple : la
DSI
pour les demandes de projets numériques , la
DRH
pour les demandes de télétravail et de don de jours de repos ou encore la
DAJP
pour les demandes immobilières et les déclarations d’un traitement de données à caractère personnel .